Эталонный участок на МКО
В рамках реализации Национального проекта "Производительность труда", на МКО по эталонному участку одним из применённых инструментов является 5С. Эталонным участком на предприятии выбран отдел планирования и координации. В связи с тем, что большинство сотрудников работают в удаленном формате , проводился анализ организации документов на компьютере.
Рассмотрели , как организовано хранение и систематизация документов в рабочих папках и на почте. После анализа были предложены следующие улучшения:
1. В почте сотрудника ОПиК сделать автоматическую сортировку писем по папкам - по ФИО или по отделам (БЕ, ОЗ, ГОП, ОПУ-30, ОСЛ, ОКП).
2.Добавить шаблоны типовых ответов в почте.
В папках с документами:
1. Сортировка. Провести сортировку, в Архив (аналог красной зоны) убрать все ненужные папки и файлы, которые не использовались более 1 месяца.
2. Систематизация.
- Папки пронумеровать по значимости/частоте использования сотрудниками (1.Самая используемая, 10. Самая редко используемая).
- Папки с именами сотрудников (посмотреть бы, что в них хранится - это аналог шкафчиков на производстве) сгруппировать в отдельной папке "Папки сотрудников".
- Сделать структуры папок:
1. Инструкции и регламенты
2. Планы производства
3. Отклонения
4. Отчеты
5. Организационные документы (KPI, бюджетирование)
6. Папки сотрудников
3. Соблюдение чистоты. В папке Архив удалить старые, ненужные файлы (устаревшие инструкции, неактуальные отчеты и т.д.), очистив дисковое пространство.
4. Стандартизация - в СОКах при использовании Excel-файлов четко указывать определенное место хранения файлов. Добавить файл "Readme" с правилами хранения файлов на диске.